آموزش تنظیمات ایمیل در نرم افزار مایکروسافت اوت لوک

کمپین تبلیغاتی چیست؟
کلمات کلیدی: تنظیمات مایکروسافت اوت لوک، Microsoft Outlook، مدیریت ایمیل های شخصی

آموزش Outlook 2007-2010، اوت لوک یک نرم افزار کاربردی برای مدیریت بهتر ایمیل ها و استفاده بهینه از پست الکترونیک میباشد. نصب و راه اندازی مجموعه نرم افزار های Microsoft Office به جز صرفه جوئی در وقت میتواند در برنامه ریزی های کاربردی برای بهینه سازی وقت مدیران، کارمندان و سایر کاربران موثر باشد. کلیه مشترکین خدمات میزبانی وب (هاستینگ) و یا طراحی وب گروه طراحی تک آفرین میتوانند برای مدیریت بهتر ایمیل های خود با استفاده از راهنمای اوت لوک، کلیه ایمیل های خود را در Outlook مدیریت نمایند. همانطور که میدانید مهمترین گام در پیشرفت کسب و کار و پیشرفت آموزش و افزایش آگاهی میباشد. هر چقدر نسبت به ابزار و امکانات جدیدتر اطلاعات بیشتری داشته باشید مسلما احتمال سبقت شما از رقبایتان بیشتر است. اگر تا کنون نسبت به نصب و راه اندازی آفیس روی کامپیوتر شخصی خود اقدام ننموده اید همین حالا با استفاده از راهنمای تصویر تنظیمات اوت لوک نسبت به نصب و تنظیم ایمیل های خود بر روی اوت لوک اقدام نمایید. به منظور راه اندازی نرم افزار Outlook راه نمای زیر را به صورت گام به گام دنبال کنید:

1- اجرای برنامه آفیس اوت لوک Microsoft Office OutLook:
از منو Start کامپیوتر خود برنامه OutLook را انتخاب نموده و این برنامه را اجرا کنید. منوی فرعی Microsoft Office را باز كنید. از منوی فرعی باز شده گزینه Microsoft Office Outlook  را انتخاب كنید.

تصویر 1
 

2- روی دکمه Next کلیک کنید. (تصویر2)

 تصویر 2
 

3- انتخاب وضعیت اوت لوک برای تنظیم اولین ایمیل در اوت لوک:
در ین قسمت شما مي‌توانید یک یمیل بری خود بسازید. فرض ما این است که شما ایمیل شخصی دارید. گزینه No را انتخاب کنید(تصویر3) و بر روی Next کلیک نمایید. در صورتیکه قصد تنظیم ایمیل دوم به بعد را در اوت لوک دارید نیازی به انتخاب وضعیت اوت لوک نیست و از مرحله 4 به بعد پست الکترونیک را در اوت لوک تنظیم خواهید نمود.

 تصویر3
 

4- انتخاب وضعیت تنظیمات در شروع تنظیمات Outlook:
 در ین قسمت به شما یادآور مي‌شود که در صورتی که آدرس یمیلی وارد نکنید امکان دریافت و ارسال یمیل را نخواهید داشت. شما مي‌توانید با فعال کردن جعبه چک مشخص شده عملیات را بدون وارد کردن آدرس یمیل ادامه داده و ین کار را به زمان دیگری موکول کنید. ما قصد داریم که آدرس پست الکترونیکی را وارد کنیم. روی دکمه Back کلیک کنید تا به صفحه قبل برگردیم . پس از انتخاب بر روی Next کلیک نمایید (تصویر4)

 تصویر 4
 

5- افزودن ایمیل به Outlook بصورت خودکار یا بصورت دستی:
مي‌خواهیم تنظیمات یمیل را بصورت دستی وارد کنیم. روی گزینه Manually configure server settings or additional server types کلیک کنید. پس از انتخاب گزینه مربوط به تنظیمات ایمیل در اوت لوک بصورت دستی بر روی دکمه Next کلیک نمایید. (تصویر5)

 تصویر 5
 

6- انتخاب نوع پست الکترونیک جهت استفاده در اوت لوک:
در ین مرحله بید نوع سرویس پست الکترونیکی و روش دسترسی به آن را مشخص کنید. گزینه پیش فرض ین قسمت Internet E-Mail است که ما آن را قبول میکنیم. روی Next کلیک کنید. (تصویر6)

 تصویر 6
 

7- وارد نمودن مشخصات ایمیل در اوت لوک:
حالا بید مشخصات حساب پستی خود را در قسمتهای مختلف ین صفحه وارد کنید. توجه کنید که مشخصات حساب پستی توسط شرکت ارائه دهنده سرویس پستی در اختیار شما قرار میگیرد. اولین بخشی که بید آن را تکمیل کنید قسمت، User Information است که شامل نام و آدرس پست الکترونیکی شماست. در صفحه بعد ما نام و آدرس پست الکترونیکی مورد نظر را به ترتیب در جعبه متنهی Your Name و E-Mail Address وارد خواهیم نمود. (تصویر 7 )

8- وارد نمودن مشخصات میل سرور ارسال و دریافت:
قسمت Server Information که در ادامه به تکمیل آن خواهیم پرداخت، شامل اطلاعاتی در مورد سرویس دهنده پست الکترونیکی شما میباشد. اولین گزینه موجود در ین قسمت، مشخص کننده نوع سرویس حساب پستی شما میباشد. نوع سرویس پیشفرض Outlook بری دریافت ایمیل، POP3 است که ما آن را قبول میکنیم. در دو جعبه متن Incoming mail server و Outgoing mail server(SMTP) واقع در قسمت Server Information باید آدرس سرویس دهنده ارسال و دریافت E-Mail را وارد کنید. باز هم توجه کنید که ین مشخصات بید توسط شرکت ارائه دهنده سرویس پست الکترونیکی در اختیار شما قرار گیرند. در صفحه بعد ما ین دو قسمت را تکمیل میکنیم. نکته ! مشخصات ایمیل از طرف شرکت هاستینگ و یا وب سایتی که ایمیل خود را در آن ایجاد نموده اید دریافت کنید . بطور مثال در صورتیکه از هاستینگ تک آفرین استفاده میکنید در بخش اطلاعات سرور میتوانید mail.domainname و یا IP سرور ایمیل خود را وارد نمایید.

9- وارد نمودن نام کاربری و کلمه عبور ایمیل:
 بری آنکه Outlook بتواند به حساب پستی شما وارد شود بید نام کاربری و کلمه عبور حساب پستی خود را به Outlook معرفی کنید. برای ین منظور از جعبه متنی User Name و Password، واقع در قسمت Logon Information استفاده کنید. در صفحه بعد ما خودمان یک نام کاربری و کلمه عبور را در ین قسمت وارد میکنیم. حالا اطلاعات مورد نیاز بری برقراری ارتباط با حساب پستی در اختیار Outlook قرار گرفته است. روی کلید Next کلیک کنید.

10- پس از وارد نمودن کلیه مشخصات پست الکترونیک و سرور میل برای تنظیمات دریافت و ارسال بر روی More Setting (تصویر 7) کلیک نموده و همانند (تصویر8) یک صفحه جدید با گزینه های General ،Outgoing server,conection,advanced ظاهر میشود .

 تصویر 7
 

11- تنظیمات ضروری برای ارسال و دریافت ایمیل در اوت لوک »» در ابتدا تب General مشاهده میشود که در این بخش میتوانید نام ایمیل خود را وارد نمایید. همانند تصویر 8 بر روی تب outgoing server کلیک نموده و گزینه اول با عنوان My outgoing server (smtp) requiest authentication را فعال میکنیم. با فعال نمودن این گزینه ایمیل هاییکه از طریق اوت لوک ارسال میگردد بخوبی از اوت لوک خارج شده و به دریافت کننده خواهد رسید. (تصویر8)

 

12- تنظیم پورت POP3 و پورت SMTP در اوت لوک Outlook:
 بر روی تب advanced (تصویر 9) کلیک نمایید . incoming mail server با پورت 110 و Outgoing server -SMTP با پورت 25 بصورت استاندارد قرار دارد. ممکن است شرکت ارائه دهنده خدمات اینترنت به شما به جهت جلوگیری از اسپم و مشکلات مربوط به اسپمرها که اغلب با پورت 25 اقدام به ارسال ایمیل های انبوه و غیر مجاز مینمایند، پورت ارسال را تغییر داده باشد که در اینصورت میتوانید از پورت اعلام شده از طرف واحد پشتیبانی شرکت هاستینگ یا شرکت اینترنت استفاده نمایید . نکته ! درصورتیکه خدمات اینترنت شاتل یا داتک و یا اینترنت پارس آنلاین را استفاده میکنید میتوانید از پورت SMTP 587 به جای 25 استفاده نمایید. در صورتیکه خدمات اینترنت خود را از سایر شرکت های اینترنتی دریافت میکنید میتوانید با تماس با واحد پشتیبانی پورت باز SMTP را سوال نمایید .

13- تنظیمات ذخیره سازی یک کپی از ایمیل های دریافتی در سرور هاستینگ:
 اگر بخواهید یک کپی از ایمیل هایی که از طریق اوت لوک دریافت میکنید در فضای میزبانی وب (هاستینگ) شما ذخیره شود میتوانید در پایین بخش Advanced (تصویر 9) گزینه leave a copy of messages on the server را فعال نمایید. فعالسازی این گزینه به شما کمک میکند تا به ایمیل های رسیده در مکان دیگری و یا کامپیوتر دیگری از طریق وب میل براحتی و تنها با وارد نمودن آدرس وب میل و نام کاربری و کلمه عبور ایمیل مورد دسترسی داشته باشید . نکته ! فضای میزبانی وب شما محدود است ،پس تعداد روزهاییکه میخواهید کپی ایمیل ها ذخیره شود و همچنین تخلیه و حذف کامل ایمیل ها از پوشه deleted Item را فعال نمایید. برای تنظیم حذف ایمیل های دریافتی در زمان مشخص کافیست گزینه (Remove form server after) و (Remove form server when deleted form "deleted Item") را فعال نمایید . (تصویر 9)

 تصویر 9
 

13- آزمایش تنظیمات صحیح ایمیل در اوت لوک و مرحله پایانی:
در این مرحله صحت برقراری ارتباط با حساب پستی مورد نظر را مورد آزمیش قرار مي‌گیرد و برای آزمیش یک ایمیل تستی نیز ارسال مي‌گردد. در اینجا با نمایش علامت تیک سبز رنگ مشخص شده است که مشکلی در دریافت و ارسال نداریم. (تصویر 10).

 تصویر10
 

14- تنظیمات ایمیل بخوبی در اوت لوک (Outlook) به پایان رسید:
در اینجا Outlook به شما اعلام میکند که مراحل معرفی حساب پستی با موفقیت به پیان رسیده و بری خروج از ین قسمت باید روی دکمه Finish کلیک کنید. هم اکنون میتوانید با استفاده از برنامه اوت لوک ایمیل های دریافتی را مشاهده کنید و همچنین ایمیل ارسال کنید. هر روز صبح برنامه Outlook را در کامپیوتر شخصی خود اجرا نمایید. از ابتدای روز کلیه ایمیل های دریافتی بصورت خودکار از سرور هاستینگ توسط اوت لوک برای شما دانلود خواهد شد و ایمیل هاییکه ارسال نموده اید در هر زمان که به اینترنت اتصال داشته باشید براحتی و بصورت خودکار ارسال میگردد. (تصویر 11).

15- برنامه آفیس اوت لوک به شما کمک میکند تا طی شبانه روز به کلیه ایمیل های دریافت شده و ارسال شده دسترسی داشته باشید. حتی اگر به دنبال ایمیلی هستید که دو یا چندسال پیش برای شما ارسال شده است یا شما ارسال نموده اید کافیست و یا حتی اگر هزاران ایمیل در اوت لوک شما دانلود شده باشد میتوانید در باکس جستجوی بالای برنامه بخشی از محتوای ایمیل و یا بخشی از عنوان یا ایمیل فرستنده یا گیرنده را وارد نموده و ایمیل مورد نظر را در تمام پوشه ها و یا در پوشه خاصی جستجو نمایید تا تنها ظرف مدت چند ثانیه ایمیل مورد نظرتان را از میان میلیون ها ایمیل یافته و در دسترس شما قرار دهد. هم اکنون استفاده از Outlook امکانپذیر میباشد، شما میتوانید مشابه راهنمای فوق ایمیل های دیگر خود را نیز در اوت لوک تنظیم نمایید و با اتصال ایمیل جی میل یا ایمیل های دیگر خود میتوانید کلیه ایمیل ها را بصورت یکجا و همزمان مدیریت نمایید و به زبان عامیانه شما میتوانید یک شرکت یا سازمان کوجک را تنها با استفاده از اوت لوک راه اندازی و مدیریت نمایید .

 تصویر 11
 

16 - تنظیمات اولیه آفیس اوت لوک پس از تنظیم موفقیت آمیز پست الکترونیک در اوت لوک:
 برنامه اوت لوک ابزار و امکانات بسیاری دارد تا بتواند علاوه بر دریافت ایمیل و ارسال ایمیل با استفاده از این ابزار بطور کامل برنامه روزانه خود را همراه با ابزار هوشمندی برای یادآوری قرار ملاقات ها و یا یادآوری امور روزانه بصورت یکجا در دسترس داشته باشیم .برای تنظیم سایر ابزار و امکانات اوت لوک کافیست به صفحه اول برنامه اوت لوک مراجعه نموده و از منوهای بالای صفحه بر روی File (تصویر 12) کلیک نمایید.

 تصویر 12
 

17 - افزودن ایمیل جدید و مدیریت ایمیل های قبلی:
 برای اضافه کردن ایمیل جدید در اوت لوک و یا مدیریت ایمیل های تنظیم شده قبلی در اوت لوک کافیست برنامه اوت لوک را اجرا نموده و بر روی منو File کلیک نمایید . در صفحه بعد (تصویر 13) میتوانید بر روی گزینه Add Account برای افزودن پست الکترونیک جدید در اوت لوک کلیک نمایید. مراحل تنظیم و اضافه نمودن ایمیل به برنامه اوت لوک همانند راهنمای فوق میباشد. برای مدیریت ایمیل های قبلی نیز میتوانید در (تصویر 13) همین صفحه بر روی Account Setting کلیک نموده و نسبت به تغییر کلمه عبور یا نام کاربری و یا مدیریت بخش های دیگری از ایمیل های تنظیم شده خود اقدام نمایید.

18- فعالسازی و مدیریت ابزار و امکانات Outlook:
 مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس دارای برنامه های کاربردی کاملی برای استفاده کاربران میباشد که هر کدام از این برنامه ها دارای ابزار و امکاناتی به جهت بهینه سازی فعالیت های مرتبط و صرفه جوئی بیشتر در وقت کاربران میباشد. برنامه اوت لوک نیز مانند سایر برنامه ها دارای ابزار و امکاناتی میباشد. بطور مثال دفترچه تلفن اوت لوک، تقویم، برنامه های روزانه، قرار ملاقات ها، ایمپورت ایمیل ه ، بکاپگیری از ایمیل های دریافتی، ایجاد پوشه ها به جهت طبقه بندی فعالیت های روزانه، اتصال به گوشی تلفن همراه یا کامپیوتر دیگر، اتصال به برنامه ارسال پیامک و ... امکانات دیگر برای فعالسازی ابزار و امکانات و مدیریت برنامه های زیرمجموعه اوت لوک کافیست مانند (تصویر 13) بر روی Options کلیک نمایید. یکی از امکاناتی که به ایمیل شما نیز مرتبط خواهد بود ایجاد امضا برای هر ایمیل و همچنین تنظیم زمان برای ارسال و دریافت خودکار ایمیل های جدید میباشد.

 شکل13
 

19- مدیریت زمان ارسال ایمیل و دریافت ایمیل در Outlook:
 با تنظیم زمان ارسال ایمیل و دریافت ایمیل میتوانید زمان دریافت ایمیل های جدید در هر بار (دانلود از سرور و اتصال اوت لوک به اینترنت و سرور هاستینگ) و همچنین زمان ارسال ایمیل های خود را تنظیم نمایید. اینکار موجب میشود تا در صورت کندی سرعت اینترنت یا حتی اختلال زمانی در سرور ایمیل با فرارسیدن زمان دانلود ایمیل و یا زمان ارسال ایمیل هر مرتبه اوت لوک برای ارسال و دریافت تلاش بصورت خودکار برای انجام کامل ارسال یا دریافت ایمیل فعال شود. (تصویر 14)

20- روش مدیریت و تغییر زمان ارسال و دریافت:
برنامه اوت لوک را اجرا نموده و پس از کلیک بر روی منو File بر روی منو سمت چپ با عنوان Advanced کلیک نموده و پس از آن بر روی دکمه send/ Receive کلیک نمایید. در صورتیکه شما طی شبانه روز در زمان های نامشخصی ایمیل دریافت میکنید و ایمیل ارسال میکنید میتوانید هر دو گزینه را به دقیقه از یک تا پنج دقیقه تنظیم نمایید. در صورتیکه زمان بیشتری را در نظر بگیرید، برنامه اگر ایمیلی را دریافت کند تا مقدار زمانیکه شما وارد نموده اید ایمیل جدیدی را حتی اگر برای شما ارسال شده باشد دریافت نخواهد کرد. (تصویر 14)

21- روش ایجاد امضاء برای ایمیل ها و یا مدیریت امضاء ایجاد شده:
برای ایجاد یا مدیریت امضا شما میتوانید پس از اجرای برنامه اوت لوک بر روی file و پس از آن بر روی Options کلیک نمایید و در صفحه بعد بر روی Mail (تصویر 14) کلیک نموده و برای هر کدام از ایمیل ها یک امضا مشخص ایجاد نمایید. امکان درج تصویر و لینک و یا مدیریت فونت، سایز و رنگ در امضای اوت لوک وجود دارد.

 تصویر 14
 

امیدواریم با استفاده از راهنمای تنظیمات اوت لوک توانسته باشیم به شما در تنظیمات Microsoft Office Outlook و مدیریت بهتر ایمیل هایتان کمک کرده باشیم.

تماس با گروه تک آفرین

Tel: +98 21 66760831

Fax: +98 21 66760863

E-mail: info [@] takafarin.com

دریافت کاتالوگ

برای دریافت لیست كامل نمونه كارها و كاتالوگ، ایمیل خود را وارد كنید: